Communicatie: Strategieën voor Verbeterd Project Succes
Effectieve communicatie is essentieel om te zorgen voor bevredigende klantervaringen. Iedereen is ergens klant geweest, maar was dat altijd een goede ervaring? Te vaak worden verwachtingen niet waargemaakt. “Ze zouden het project om 12 uur ’s middags moeten opleveren, maar om 13.00 uur heb ik nog steeds niets van hen gehoord!” Effectieve communicatie is de oplossing voor de faalfactoren van een project. Er zijn veel manieren waarop samenwerking in een project kan mislukken. Een project is niet de taak van één team, maar een samenwerking tussen verschillende partijen. In deze blogpost geven we aan hoe we samen zorgen voor effectieve communicatie en de samenwerking naar succes leiden.
“Veel problemen rond it-projecten zijn terug te voeren op een gebrekkige communicatie.”
Problemen in IT-projecten komen vaak voort uit slechte communicatie.
Veel problemen rond IT-projecten zijn terug te voeren op een gebrekkige communicatie tussen klant en leverancier. Dit kan gebeuren onder andere als de leverancier niet weet wat er technisch gevraagd wordt of niet bouwt wat de business nodig heeft. Er is bij beide partijen behoefte aan duidelijkheid en een concrete opdracht.
Als verschillende partijen elkaar niet begrijpen, is het project gedoemd om te mislukken. Ze begrijpen elkaar niet als het ze niet lukt om goed met elkaar te communiceren. Daarom is het belangrijk om je in te leven in een ander. Wederzijds acceptatie is daarvoor een goed begrip. Dat valt of staat bij de uiteindelijke waardering van het opgeleverde product. Het eindproduct moet voldoen aan jouw verwachtingen die op het begin, maar ook tijdens het project zijn gevormd. Het duidelijk formuleren van de juiste benodigdheden van het project vergt de nodige communicatie, maar ook de communicatie tijdens het project en vooral daarna is cruciaal. Uit onderzoek van ‘The Standish Group’ blijkt dat de betrokkenheid van eindgebruikers de belangrijkste succesfactor is. De verwachtingen van deze groep moeten dus helder in beeld worden gebracht en gedurende het project goed in de gaten worden gehouden.
Effectieve communicatie vindt plaats wanneer een bericht door zowel de afzender als de ontvanger op dezelfde manier wordt begrepen. Zonder deze wederzijdse begrip, neemt de ambiguïteit toe. Hoe zorgt u voor duidelijkheid in de overdracht van berichten?
Neem Op Het Begin Van Het Project De Tijd
Allereerst is het belangrijk voor zowel de klant als de leverancier om duidelijk te krijgen wat het project gaat inhouden, hoe daar invulling aan wordt gegeven en wanneer beide partijen tevreden zijn. Hier moeten goede afspraken over worden gemaakt. Neem daarvoor op het begin van het project de tijd om dit goed in kaart te brengen. Maar houd in het achterhoofd dat dit tijdens het project altijd bespreekbaar moet zijn en er eventuele veranderingen noodzakelijk zijn.
Zorg voor Duidelijke Communicatie door Projectgegevens te Verzamelen
Om vanaf het begin duidelijkheid te verkrijgen in het project is het van belang om alle informatie over het project te verzamelen en na te denken over de opdrachtomschrijving. Hoe duidelijk jij de opdracht hebt, hoe makkelijker het voor de opdrachtnemer is om het project tot jouw wensen te realiseren. Zorg hiervoor dat er een functioneel design gemaakt wordt, voordat het echte werk begint. Zo kun je zo vroeg mogelijk in het project laten zien wat er bedoeld wordt.
Weet bij wie je moet zijn.
Het is verstandig om tijdens het project een centrale plaats te gebruiken om snel en overzichtelijk kunnen zien wat de status is en wat er nog gedaan moet worden. Zorg in ieder geval voor korte lijnen, waarbij je weet bij wie je moet zijn met jouw vraag. Een mailtje of belletje kan dan snel jouw vraag beantwoorden. Maak daar ook gebruik van.
Verbetering van Communicatie Door E-mail Efficiëntie
Even snel een mailtje tikken om wat te vragen, herkenbaar? De onderwerpen worden dan ‘kijk hier nog even naar’ of ‘vraagje’. Het is hier niet duidelijk waar de mail over gaat. Er kan veel tijd worden gewonnen door bij het opstellen van een mail na te denken over de onderwerpregel. Daarnaast worden er ook vaak meerdere onderwerpen in één mail besproken. Wil je meerdere dingen in een mail behandelen? Verander dan het onderwerp of stuur aparte mails. Ook hiermee is veel tijd te winnen.
“De betrokkenheid van de eindgebruikers is de belangrijkste succesfactor.”
Zoek elkaar ook eens op.
Het is gemakkelijk om alles via de mail of telefoon te doen, terwijl de waarde van face-to-face contact niet mag worden onderschat. Het vermindert de afstand tussen de twee partijen en er zijn twee onmisbare aspecten van effectieve communicatie mogelijk: lichaamstaal en mimiek. Dit verhoogt de acceptatie aanzienlijk. Het is wel van belang om de gemaakte afspraken schriftelijk (per mail) worden bevestigd.
Manage verwachtingen.
Tevredenheid zou je als volgt kunnen definiëren: als de geleverde prestaties beter is dan (of gelijk aan) de verwachting. Als de verwachting anders is dan de realiteit is dit interessant, positief of negatief. Belangrijk in een project samenwerking is om deze verwachting te blijven testen. Een wijziging waar je niet van op de hoogtet bent zou je kunnen verrassen en zou jouw verwachtingen/tevredenheid in het gevaar kunnen brengen.
Omarm Transparante Communicatie
Zeg wat je doet en doe wat je zegt. In het kader van verrassingen is het belangrijk om eerlijk en transparant naar elkaar te zijn. Ook op de momenten dat je er niet goed op staat. Niet verbloemen, maar durf het aan te geven. Voor een duidelijke en eerlijke uitleg, hebben mensen begrip voor. De leverancier stelt zich kwetsbaar op, laat zijn verbeterpotentieel zien en staat open voor verbetering. Dat is voor een samenwerking beter dan tegen elkaar te liegen.
System4 heeft ook wel eens meegemaakt dat een project misliep op communicatie. Wij hebben daarvan geleerd. Daarom willen we graag deze les met jullie delen, zodat de volgende samenwerking soepel zal verlopen. Een goede communicatie is de basis tot het succes van een project. Goede communicatie kan een slecht project nog steeds niet redden, maar zal een groot aandeel spelen in de dingen die wel goed gaan. Het verdient een grote prioriteit in een project om het in goede banen te leiden.
Wij besteden veel aandacht aan projectcommunicatie en streven er naar om het project naar wens te laten verlopen. Wij bellen, e-mailen of spreken je graag om te kijken wat we voor je kunnen betekenen. Neem ook gerust contact met ons op.